مدت زمان تقریبی مطالعه: ۴ دقیقه

۶ عادت خوب برای تضمین بهره‌وری

زمان به سرعت می‌گذره و این استفادهٔ درست ما از زمانه که باعث می‌شه بتونیم کارهای مفید انجام بدیم و در زندگی به موفقیت برسیم.

من واقعا بچه شلخته‌ای بودم. اتاقم مثل منطقهٔ جنگی بود، ساعت درونی بدنم همیشه ۳۰ دقیقه عقب بود، و زندگیم ملغمه‌ای از اتفاقات تصادفی و هدف‌های گذری. اونقدر مشغول رسیدگی به وظایف روزمره‌ام بودم که هدف‌های بزرگتر زندگی کاملا دور از دسترس به نظرم می‌اومدن.

وقتی که به بیست و چند سالگی رسیدم، این حس ناکامی و همیشه عقب بودن و همیشه مشغله داشتن به یه نقطهٔ عطف یا بحرانی رسید، و برای همین رفتم دنبال اینکه راه‌حلی پیدا کنم.

چیزی که پیدا کردم، انبوه ابزارها و فلسلفه‌بافی‌های بهره‌وری بود که قرار بود زندگی من رو سر و سامان بده.

بعد از چندین سال آزمون و خطا، بالاخره از چکیدهٔ همهٔ اونها، به این شش عادت مفید برای کارآیی و بهره‌وری و هدفمندی رسیدم:

۱. بهره‌وری یه مساله شخصیه

تقویم و لیست کارها برای نظم دادن به زندگی واقعا لازمه، اما اگر با این چیزها راحت نیستی، لازم نیست استفاده کنی. این همه اپ خوشگل تقویم و سیستم‌های مدیریت وظایفی که وجود داره ممکنه آدم رو سردرگم کنه، اما از این همه ابزار فقط یکیش رو لازم داری، و این همونیه که بیشتر از همه کارت رو راه انداخته.

اگر یه آدم فنی هستی که برای ذخیره ایده‌ها و هماهنگ‌سازی لیست وظایف و آیتم‌های تقویم دنبال اپ موبایل یا دسکتاپ هستی، Wunderlist یه سیستم مدیریت وظایف عالیه که روی سیستم‌عامل‌ها و بستره‌های مختلف به خوبی کار می‌کنه. همین‌طور Evernote هم یه برنامه عالی و چندبستره‌ای دیگه برای این کاره.

اگر هم اهل قلم و کاغذی، یه دفترچه یادداشت و خودکار جیبی ساده هیچ مشکلی نداره.

۲. برای کارت برنامه بریز، و برای برنامه‌ات کار کن

عاشق این جمله‌ام. خیلی خوب روی اهمیت این موضوع تاکید می‌کنه که باید هدف‌های بزرگ و عالی خودت رو تعیین کنی، و بعد اونها رو به گام‌های کوچک و قابل هضم بشکنی که شدنی باشه. وقتی که فهمیدی چطور باید زندگی‌ات رو مدیریت کنی، لازمه که در انجامش سرسخت و تسلیم‌ناپذیر باشی: کار مفید رو عادت روزانهٔ خودت کن.

قبل از اینکه شروع کنی وظایف و کارهای مختلف بچپونی توی لیست و تقویم، یه کم وقت بگذار و بزرگترین هدف‌هات رو یادداشت کن. منظورم شیر گرفتن از مغازه و پرداخت قبض نیست، منظورم هدف‌های واقعا بزرگته، مثل گرفتن یه شغل جدید، نوشتن اولین داستانت، یا حتی خریدن خونه. نوشتن اهداف درشت‌ترت باعث می‌شه در هیاهوی زندگی روزمره یادت نره که واقعا چه چیزی می‌خوای و همیشه حواست هست که یه چشمت به هدف بزرگترت باشه.

بعد، هدف رو به گام‌های کوچکتر بشکن. اگر می‌خواهی خونه بخری، اینکه دخل و خرجت رو تنظیم کنی یا تاییدیه وام بگیری اولین گام منطقی محسوب می‌شه. شاید بتونی هر روز آگهی‌های مسکن نزدیکت رو هم نگاه کنی تا درک بهتری از بازهٔ قیمت و شرایط بازار پیدا کنی. هر گام کوچکی تو رو به هدف بزرگترت نزدیکتر می‌کنه، و همین‌طور که حرکت می‌کنی و سرعت می‌گیری، به تو اعتماد به نفس هم می‌ده.

حرفم این نیست که ساعت‌ها وقت بگذاری. فقط ۵ تا ۱۰ دقیقه در شروع هر روز یا آخر شب برای مرور فهرست کارها و تقویمت وقت بگذار، و همین کافیه تا کارهات نظم پیدا کنه و بتونی روز بعدت رو برنامه‌ریزی کنی تا به اون کارها برسی.

با مشخص کردن اهداف بلند مدت و دورنمای زندگیت و بعد شکستن مداوم اونها به گام‌های کوتاه، می‌تونی تمرکز بیشتری پیدا کنی و کمتر زیر فشار باشی، و به سمت موفقیت حرکت کنی.

۳. همه چیز رو ثبت کن

مغز انسان یه کامپیوتر عجیب و خارق‌العاده است، ولی توانایی مغز انسان هم حدی داره. ایده‌ها به همون راحتی که به ذهن می‌رسن از یاد می‌رن، پس به حافظه‌ات اطمینان نکن؛ ایده‌ها رو به محض کشف در دفترچه‌ات یادداشت کن.

اگر اهداف بزرگترت در چشم‌اندازِ مسیری که داری می‌ری قرار داره، کافیه کمی زاویهٔ دیدت رو بیشتر کنی تا فکر و ایده‌های کوچکتر رو هم ثبت کنی، مثل تعویض فیلتر روغن یا پیدا کردن کابل شارژ زاپاس برای گوشی. وقتی که عادت کنی فکرهات رو ثبت کنی – هرچقدر هم که گنگ و ناپخته – خودت رو از مسئولیت به خاطر سپردن اونها خلاص کردی.

ولی رمز کار اینه که با این فکرها کاری هم انجام بدی. در حین مرور کارهای روز، تاریخ‌های مهم رو به تقویم اضافه کن، و همین‌طور اهداف مهم رو به لیست کارها و اطلاعات تماس رو به دفترچه تماس‌ها. لیست کارها رو هرس کن و ایده‌های سرسری رو بچین و به چیزهای خوب اولویت بیشتری بده، به‌خصوص اگر در راستای هدفت هست – اما در نوشتن فکرهات سختگیر نباش. پاک کردن یه ایدهٔ بد خیلی راحت‌تره تا به یاد آوردن ایدهٔ خوبی که فراموش کردی.

۴. وقت‌بندی بهترین کاره

خب حالا یه لیست بزرگ از کارهایی داری که باید انجام بدی. وقتی به این فکر می‌کنی که این همه کار رو باید انجام بدی حالت بد می‌شه – به‌خصوص اگر برنامه روزانه‌ات همین الان هم پرمشغله است. وقت‌بندی، یا برنامه‌ریزی زمان برای کارهای معمولی، یه راه ساده و موثره تا حتی با وجود برنامه شلوغ هم بتونی پیشرفتت رو برنامه‌ریزی کنی.

اول از همه، کارهای مرتبط یا مشترک رو گروه‌بندی کن، مثلا تماس گرفتن با دیگران، خرید، جلسه‌ها، ایمیل‌هایی که باید بفرستی، و از این قبیل. بعد در برنامه‌ات نقاط خالی پیدا کن که بتونی برای رسیدگی به کارهات کنار بگذاری. بعد در اون وقت خالی، از یکی از این دسته‌ها تا جای ممکن انجام بده و بیشتر از اون وقت نگذار. شاید کمی عجیب باشه که بخوای برای خودت تعیین تکلیف کنی، ولی اگر خودت برای پیشرفت خودت وقت کنار نگذاری، کس دیگه‌ای این کار رو برات نمی‌کنه.

با گذشت چند هفته خودت می‌فهمی که آیا داری به هدفت نزدیکتر می‌شی یا نه، و می‌تونی در هفته‌های بعد وقتت رو تنظیم کنی که کمی زمان شخصی برای خودت هم داشته باشی. هر چه بیشتر برنامه کاری‌ات رو به چشم یه نقشهٔ راه برای پیشرفت به سمت هدفت ببینی، کمتر احساس اضطراب می‌کنی؛ همیشه می‌دونی چه چیزی در پیشه، و بهتر می‌تونی روی چیزهای مهم تمرکز کنی.

۵. مسئولیت‌پذیر باش

هرچقدر هم برنامه بهره‌وری‌ات خوب باشه، هر از چندی یک چیزی جا می‌مونه یا یک کاری به هفته بعد موکول می‌شه. به هر ما هم آدمیم.

اما نگذار این بهانه‌ات بشه. اگر دیدی مرتب داری کارها رو عقب می‌اندازی و طفره می‌ری، کارهایی از لیستت رو نادیده می‌گیری، یا پروژه‌هات از برنامه عقب می‌مونن، از ریمایندر یا برنامه‌های یادآوری استفاده کن.

اگه اهل برنامه‌ریزی روی کاغذ هستی، خیلی ساده می‌تونی کارها رو مستقیما در تقویمت یادداشت کنی تا یادت بمونه که هر کاری کی باید تموم بشه (یا شروع بشه). اگر از برنامه‌های موبایل یا کامپیوتر برای مدیریت تقویم و اهدافت استفاده می‌کنی، تنظیم یه یادآور معمولا کار فوق‌العاده ساده‌ایه. اما حتما با ذهنیت درست این کار رو بکن: هدف تو یادآوری چیزهاییه که به نظرت مهم اومده، نه اینکه به خودت تحکم کنی یا به خودت فشار و استرس وارد کنی.

۶. هر کاری که شروع می‌کنی رو تموم کن

موفق‌ترین آدم‌هایی که می‌شناسم «تمام‌کننده»هایی هستن که هر کاری که شروع می‌کنن رو تموم می‌کنن. تا به حال چند بار شده که ظرف‌ها رو توی ظرفشویی بگذاری که بعدا برگردی و بشوری؟ یا ایمیلی رو که قرار بوده بنویسی رو عقب انداختی و عصر که می‌خواستی استراحت کنی مجبور شدی انجامش بدی؟ کارهای تمام نشده روی ذهن آدم سنگینی می‌کنه.

یه تمام‌کننده باش. چیزی که وقت یا اراده یا تمرکز لازم برای تموم کردنش رو نداری اصلا شروع نکن، و می‌بینی چقدر از دغدغه و آشفتگی ذهنت کم می‌شه. فقط کافیه اون کار رو یک روز یا یک هفته جابجا کنی، یا موکول کنی به هر زمانی که وقت بیشتری داشته باشی. احتمالا این کار رو خیلی خوب بلدی.

با به کار گرفتن این شش عادت بهره‌وری، حالا پرمشغله‌ترین روزهای هم من بهره‌وری بیشتری دارن و بزرگترین هدف‌های من در دسترس به نظر میان.

منبع: Lynda

نظرات

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *


  1. yazdan.clay

    از همه سخت تر قسمتیه که باید خودت رو راضی کنی که تنبلی رو کنار بزاری.

  2. سال

    بند سوم جمله اخر: به حافظه‌ات اطمینان نکن؛ ایده‌ها رو به محض کشف در دفترچه‌ات یادداشت کن

    تنها کاری هست که انجام میدم و ازش هم راضی هسم.

    بقیه موارد با وجود اینکه خوب هستن اما حساب کتابی روشون نیست و با این مسائل و تعاملاتی که با دیگرونه اطراف خودمون داریم به خیلی هاش نمی تونیم برسیم. برای همین هم لزومی دیده نمیشه براشون وقت بزاریم و انجامشون بدیم.

    با بند 6 و جمله اولش هم کاملا موافق هستم. تمام کننده بودن بسیار کار سختی هست. تمام کننده ها موفق ها هستن.